Dokumentationspligt

Dokumentationspligt

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Volleyball Klubben Holbæk

Alleparken 96A 4300 Holbæk, CVR 31354749

Lars Krebs har ansvaret for databeskyttelse i foreningen

Formålene med behandlingen:

• Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
• Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer
• Indhentelse af børneattester. Udbetaling af godtgørelse

Vi behandler følgende personoplysninger:

• Navn, Mailadresse, Telefon, Adresse

Vi behandler vi oplysninger om:

• Medlemmer, Ledere, Trænere

Vi videregiver oplysningerne til:

• Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri
• Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger

Vi sletter personoplysninger i foreningen: 

• Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør
• Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt. CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb

Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden:

• Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet

Vores IT-system kan følgende: 

• Foretage automatisk sletning
• Give notifikationer om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data